Ostoreskontran kuukausipiikit haltuun älykkäin automaatioin
Tyypillisesti 40 % ostolaskuista saapuu kuun viimeisellä viikolla, ja mikäli laskuvolyymi on suurta, se kuormittaa ostoreskontraa merkittävästi manuaalisen työn hetkellisenä piikkinä.
Me tunnemme haasteen ja rakennamme ympäristöönne sopivan automaation, joka tasaa työkuormaa ja jättää ihmisille tarkistettavaksi vain harkintaa vaativat laskut.
Kuukauden ostoRESKONTRA
Sama laskumäärä. Vähemmän manuaalista työtä.
8 000
Esimerkki kuukausittaisesta ostolaskujen volyymista
3 200
Esimerkkiin perustuen kuun lopulla saapuvien laskujen osuus kaikista saapuneista laskuista
−50 %
Tavoite-esimerkki manuaaliseen työhön käytetyn ajan vähentymiselle
Tunnistatko tilanteen
Ostoreskontran haasteet laskumäärien kasvaessa
Kuun vaihde ratkaistaan ylitöillä ja sijaisilla, ei prosessilla.
Sama toimittaja tiliöidään kuukaudesta toiseen käsin täsmälleen samalla tavalla. Pienillä laskumäärillä tämä vielä toimii, mutta määrien kasvaessa manuaaliseen työhön kuluu yhä enemmän aikaa.
Tiliöintivirheet löytyvät vasta kirjanpidossa ja korjataan kiireessä.
Laskut jäävät limboon, koska kukaan ei ole varma kenen ne tulisi hyväksyä.
Ulkomaiset toimittajat, käännetty ALV ja valuutat vievät suhteettoman osan ajasta.
Kasvu tarkoittaa automaattisesti lisää käsipareja ostoreskontraan.
Iso osa manuaalisesta työstä ostoreskontrassa on hyvin suurella todennäköisyydellä automatisoitavissa. Teidän oma historiadatanne kertoo, kuinka suuri osuus se on jo ennen kuin mitään rakennetaan.
Kiskon lähestyminen
Analysoi → validoi → automatisoi
Aloitamme selvittämällä datasta, kuinka suuri osa manuaalista työtä vaativista laskuista on automatisoitavissa ja mitä aikasäästöjä sillä voitaisiin saavuttaa liiketoiminnassa.
Ymmärrä & mittaa
• Työpaja: tavoitteet ja mittarit
• Ostoreskontrassa työskentelevien haastattelu ja työn observointi
• Historiadatan analyysi
• Pullonkaulat ja nopeimmat hyödyt näkyviksi
• Ostoreskontrassa työskentelevien haastattelu ja työn observointi
• Historiadatan analyysi
• Pullonkaulat ja nopeimmat hyödyt näkyviksi
Rakenna & evaluoi
• Deterministinen sääntökehikko, AI siellä missä se tuo lisäarvoa
• Integraatio olemassa olevaan ostolaskujärjestelmään
• Tiliöinti- ja kierrätysehdotusten evaluointi historiadataa vasten
• Iterointi, kunnes laatu on johdonmukainen
• Integraatio olemassa olevaan ostolaskujärjestelmään
• Tiliöinti- ja kierrätysehdotusten evaluointi historiadataa vasten
• Iterointi, kunnes laatu on johdonmukainen
Validoi & vie tuotantoon
• Rajattu tuotantokäyttö ja laadun seuranta
• Ennen/jälkeen-mittaus ruuhkaviikolta
• Poikkeukset turvallisesti ihmiselle
• Priorisoitu kartta mahdollisista seuraavista automaatioista
• Ennen/jälkeen-mittaus ruuhkaviikolta
• Poikkeukset turvallisesti ihmiselle
• Priorisoitu kartta mahdollisista seuraavista automaatioista
Tekninen periaate
Sujuvampi tapa hoitaa ostolaskut
Ostoreskontrassa kaikkea ei kannata automatisoida samalla tavalla. Toistuva työ voidaan hoitaa automaattisesti, kun taas poikkeukset ja harkintaa vaativat tilanteet kuuluvat ihmiselle.
Näin syntyy ratkaisu, jossa työ ostoreskontrassa tehostuu ilman, että hallinta katoaa.
Verkkolasku saapuu normaalisti
Lasku saapuu nykyiseen laskutusjärjestelmäänne. Prosessia tai järjestelmää ei tarvitse vaihtaa.
Tunnistetut laskut käsitellään automaattisesti
Automaatiomme vertaa laskua aiemmista laskuistanne opittuihin sääntöihin. Kun lasku vastaa tuttua tapausta, se käsitellään automaattisesti.
Jäljelle jäävät laskut siirtyvät tekoälyn tulkittavaksi
Jos valmista sääntöä ei löydy, tekoäly tulkitsee laskun ja ehdottaa sille oikeaa tiliöintiä ja reititystä. Samalla se kertoo, mihin ehdotus perustuu. Ihminen katselmoi ja hyväksyy.
Epävarmat laskut jäävät ihmiselle
Kun laskun vahvistus vaatii harkintaa, ihminen tekee päätöksen. Toistuvista päätöksistä voidaan muodostaa uusia sääntöjä, jolloin samaa työtä ei tarvitse tehdä uudelleen.
Laskuista ilman AI-ajoa
Tiliöintitarkkuus
Reititystarkkuus
Ihmiskatselmointien määrä
Käsittelyaika per lasku
Ruuhkaviikon käsityö
Mittarit lukitaan vaiheen 1 työpajassa, ja lähtötaso mitataan ennen kuin mitään automatisoidaan. Muuten hyötyä ei voi todentaa.
Paketit
Investointi älykkään automaation käyttöönotolle
Laskuvirran analyysi
2 500 €
→ Ostolasku- ja tiliöintihistorian analyysi
→ Kahden käsittelijän haastattelu ja työn observointi
→ Automatisoitavan laskumäärän osuus lukuina
→ Ruuhkaviikon käsityön lähtötason mittaus
→ Priorisoitu toimenpidelista ja kustannusarvio
→ Kahden käsittelijän haastattelu ja työn observointi
→ Automatisoitavan laskumäärän osuus lukuina
→ Ruuhkaviikon käsityön lähtötason mittaus
→ Priorisoitu toimenpidelista ja kustannusarvio
Lopputulos: tiedät lukuina, kannattaako automaatio ja mistä kannattaa aloittaa.
Kiinteä hinta
Ostolaskuautomaatio tuotantoon
10 000–25 000 €
→ Toistuvien tiliöintiin ja kierrätykseen liittyvien laskujen sääntöjen tunnistus ja luonti
→ Integraatio ostolaskujärjestelmään (esim. Basware P2P tai muu vastaava)
→ Tilaustäsmäytys ensin, tiliöintiehdotus poikkeuksille
→ AI vain epävarmoihin tapauksiin, jolloin kustannus pysyy matalana
→ Epävarmat laskut nousevat aina ihmiselle
→ Ennen/jälkeen-mittaus ruuhkaviikolta
→ Dokumentoitu säännöstö ja evaluointitulokset
→ Integraatio ostolaskujärjestelmään (esim. Basware P2P tai muu vastaava)
→ Tilaustäsmäytys ensin, tiliöintiehdotus poikkeuksille
→ AI vain epävarmoihin tapauksiin, jolloin kustannus pysyy matalana
→ Epävarmat laskut nousevat aina ihmiselle
→ Ennen/jälkeen-mittaus ruuhkaviikolta
→ Dokumentoitu säännöstö ja evaluointitulokset
Lopputulos: tuotannossa ajava automaatio rajatulle laskumäärälle mitattuine hyötyineen.
Hinta sisältää laskuvirran analyysin
Ostolaskuautomaation investointi tarkentuu ensimmäisen tapaamisen jälkeen
Ostolaskuautomaation investointi tarkentuu ensimmäisen tapaamisen jälkeen
Ylläpito ja jatkokehitys
199 € / kk
→ Valvonta, tietoturvapäivitykset ja häiriötilanteet
→ Varmuuskopiot ja ympäristön ajantasaisuus
→ Varmuuskopiot ja ympäristön ajantasaisuus
Lopputulos: automaatio pysyy ajan tasalla myös kun toimittajat ja liiketoiminta muuttuvat.
Ylläpito
1 050 € / kk
Ylläpito + pienkehitys
→ Kaikki ylläpitopaketin sisältö
→ 1 htp kehitystä kuukaudessa
→ Sääntöjen ylläpito toimittajakannan muuttuessa
→ Uusien poikkeustyyppien siirto säännöiksi
→ 1 htp kehitystä kuukaudessa
→ Sääntöjen ylläpito toimittajakannan muuttuessa
→ Uusien poikkeustyyppien siirto säännöiksi
Rajaus: aloitamme verkkolaskuista, koska niistä saadaan nopein hyöty. Skannatut ja paperiset laskut sekä koneluku voidaan huomioida myöhemmässä vaiheessa. MIkäli niistä halutaan aloittaa, juttelemme mielellämme tarkemmin tarpeistanne. Hinnat eivät sisällä ostolaskujärjestelmän omia lisenssi- tai rajapintamaksuja.
Katsotaan 30 minuutissa, millaista tehoa saisimme teille tuotettua älykkäillä automaatioilla
Kerro meille laskuvolyymi, käytössä oleva ostolaskujärjestelmä ja miltä kuun vaihde tyypillisesti teillä näyttää työmäärällisesti. Sanomme suoraan, millaista hyötyä automatisointi voisi tuoda teidän organisaatiolle.