Miten rakennetaan skaalautuva palvelu opiskelija-asuntojen vuokraamiseen?

Rails

UX/UI

Angular

Palvelumuotoilu

Domo syntyi, kun Aalto-yliopiston ylioppilaskunta halusi uudistaa vanhan asuntojärjestelmänsä, joka ei palvellut enää asuntotoimiston työntekijöitä tai opiskelijoita. Työn tuloksena syntyi uudenlainen asuntopalvelu, joka säästi asuntotoimiston työtä erityisesti ruuhka-aikoihin, sekä puolitti jonotusajat opiskelijoille asuntotoimistolla.

Lähtökohta

Aalto-yliopiston ylioppilaskunta vuokraa opiskelija-asuntoja Aalto-yliopiston opiskelijoille pääkaupunkiseudulla. AYY tarjoaa asuntoja opiskelijoille tuetun asumisen pisteysjärjestelmän mukaan, jossa opiskelija saa esimerkiksi tilanteensa, asuinpaikkansa tai opiskelustatuksensa perusteella sijoituksen asuntojonoon.

Vanha asuntohakujärjestelmä ei enää palvellut AYY:tä. Erityisenä haasteena vanhassa järjestelmässä oli, että yhtä asuntoa saattoi jonottaa samaan aikaan yli kaksituhatta hakijaa. Myös sopivan asunnon löytäminen saattoi kestää kauan, koska asuntoja joita hakija ei halunnut tarjottiin siitä huolimatta hakijoille. Asuntojen kiertoaika oli todella pitkä ja asuntoja oli turhaan tyhjillään.

Asiakas totesi vanhan järjestelmän käytöstä seuraavaa:

“Käyttöönotossa pelottavin vaihe on yleensä vanhan tiedon siirtäminen uuteen järjestelmään. Meidänkin organisaatiossamme oli taustalla toistakymmentä vuotta vanha järjestelmä, jonka tietokannan järjellisyydestä ei ollut takeita."

Hakemuksien käsittelystä ja oikean asukkaan löytämistä oli siis tehtävä mahdollisimman helppoa. Lisäksi uuteen järjestelmään haluttiin laajempia vuokrasuhteen hallinnointityökaluja.

Yksi Domon ohjaavista arvoista oli “Ihminen ihmisen töihin”, eli asuntotoimiston henkilökunnalta haluttiin vähentää manuaalista ja toistuvaa työtä.

domo2

Ratkaisu

Domo siirsi perinteisesti asuntotoimistolla hoidetun vuokrasuhteen aloittamisen ja hallinnoinnin helposti hallittavaan verkkoympäristöön. Domon ansiosta vuokralaisen ei enää tarvinnut olla erikseen yhteydessä AYY:hyn sähköpostilla tai puhelimitse, tai käydä asuntotoimistolla hoitaakseen vuokrasuhdetta, vaan kommunikaatio hoidettiin verkkoselaimen kautta.

Domo on rakennettu tiiviisti yhdessä asuntotoimiston henkilökunnan kanssa, jotka tietävät mihin työaika todellisuudessa uppoaa ja missä sitä voisi säästää.

Domo-palvelun kautta opiskelija voi selailla ja hakea AYY:n tarjoamia asuntoja. Palvelussa opiskelija voi selailla eri asuntoja ja tehdä hakemuksen haluamiisi asuntoihin. Domo näyttää nopeasti, mitä on tehtävänä ja paljonko, joka nopeuttaa asioiden hoitamista. 

Screenshot 2021-02-03 at 13.29.59
loas-mockups-2

Lopputulos

  • Domon käyttöliittymä on tehty modernille käyttäjälle ja tieto on selkeästi saatavilla
  • Domo poistaa epävarmuutta ja tulkinnanvaraisuutta sekä opiskelijoille että asuntotoimiston henkilökunnalle 
  • Domo toimii mobiilisti sekä asiakkaille että vuokrantajille. Noin 30% Domon käytöstä tapahtuu mobiilisti.

 

Järjestelmänä Domo on ollut innostava sekä meidän asunnonvuokraustiimillemme että asiakkaillemme. Ensimmäisinä päivinä tuhannet asiakkaat kävivät tarkistamassa tietojaan ja tekemässä uusia hakemuksia asuntoihin. Samana päivänä ensimmäiset asuntotarjoukset lähetettiin ja vuokrasopimukset kirjoitettiin kokonaan Domossa.

—Jaakko Koivula, Domo

 

AnttiS

Kysy projektista

Antti Salonen
CEO
antti.salonen@kiskolabs.com