Amatöörit eivät seuraa ajankäyttöään

Ajankäytönseuranta saattaa tuntua rasittavalta ja turhalta, mutta miksi ammattilaiset seuraavat omaa ajankäyttöään?

Syy numero 1: Laskutusperuste tai tapa pitää projekti kannattavana

Konsulttityössä ajankäytön seuranta on bisneksen kannalta kriittinen, koska laskutusperuste on yleensä aika. Ajanseuranta on tärkeää myös kaikessa muussakin työssä. Sen avulla pidetään projektit budjetissa ja ymmärrät oman työsi luoman ROI:n (kuinka paljon saatu tuloksia ajallasi).

Syy numero 2: Opit arvioimaan ajankäyttöäsi paremmin

Miten voit parantaa ajankäyttöäsi, jos et tiedä mihin aikasi menee? Muutos alkaa siitä, että tiedostat ja hyväksyt nykytilanteen. Ajankäytönseurannalla parannat omaa ajankäyttöäsi ja opit arvioimaan paremmin kuinka paljon aikaa mikäkin asia sinulta tarvitsee. Yrityksen näkökulmasta töiden suunnittelu paranee, kun arviointikykysi paranee.

Syy numero 3: Tiimien ajanhallinta paranee

Tiimitasolla ajanseuranta vähentää ylikuormitusta ja tekee työkuorman näkyväksi.

Syy numero 4: Jättää dokumentoidun jäljen siitä, mitä teit ja minkä parissa työskentelit milläkin ajanhetkellä

Mitä teit kaksi viikkoa sitten perjantaina kello kolme? Muistatko? Dokumentoitu ajankäyttö mahdollistaa helposti esimerkiksi projektiraportoinnin vaikka vuosien jälkeen.

Syy numero 5: Opit mihin hukkaat aikaasi

Parannat työskentelyäsi: Kuinka paljon käytät aikaa palavereihin? Entä matkustamiseen? Roikutko somessa? Miten voit optimoida ajankäyttöäsi?

Syy numero 6: Keskittyminen ja työteho paranevat

1920-1930 Elton Mayo teki useita kokeiluja Western Electricsin tehtaalla Chicagossa. Kokeilujen tavoite oli selvittää mitkä asiat vaikuttavat työtehoon.

Kokeissa selvisi, että esimerkiksi ulkoisilla muutoksilla työtilaan saadaan aikaan vain pieniä muutoksia. Isoimmat muutokset työtehoon toi se, että paikalla on ulkopuolinen tarkkailija ja työntekijät ovat uppoutuneita työhönsä. Tätä alettiin kutsua myöhemmin The Hawthorne Effectiksi.

Työskentelit yksin tai tiimissä, on siis oletetusti järkevää luoda ilmapiiri, jossa läpinäkyvyyden kautta tuodaan ulkopuolinen tarkkailu ja tuetaan työhön keskittymistä (uppoutumista).

Muutos alkaa ymmärryksestä

Loppuun "kevennyksenä" haluan silti todeta, että ajankäytön seuraaminen on itselleni ollut vaikeaa. Tämä juontaa juurensa aikaan, jolloin minut pakotettiin tekemään tuntiseurantaa ilman, että ymmärsin miksi se on tärkeää. Olen pitkään tietänyt, että tämä on tärkeää ja hyödyllistä, mutta silti olen vältellyt totuutta 12 vuotta.

Yksi syy tämän kirjoituksen tekoon oli, että saan itseni motivoitumaan seuraamaan ajankäyttöäni. Ilokseni voin todeta tämän tapahtuneen!

Aloita ajanseuranta tänään jos et jo sitä tee! Alkuun pääset vaikka pelkän paperilapun avulla. Excel myös hyvä ja toki löytyy vaikka mitä työkaluja kuten TimingApp, jotka helpottavat hommaa automaation avulla.