Dokumentinhallintajärjestelmien integraatio räätälöityihin ohjelmistoratkaisuihin

Dokumentinhallintajärjestelmä (DMS, Document Management System) auttaa yrityksiä hallitsemaan, tallentamaan ja jakamaan tärkeitä asiakirjoja. Usein valmisohjelmistot eivät kuitenkaan pysty täyttämään kaikkia yritysten erityistarpeita. Räätälöidyt ohjelmistoratkaisut, joissa DMS voidaan integroida, tarjoavat joustavuutta ja tehokkuutta dokumentinhallintaan.

Esimerkkejä tiedoista, joita halutaan integraatiolla käyttöön toisiin palveluihin:

• Arkistointivaatimukset. Eri toimialat voivat tarvita erityisiä arkistointimenettelyitä ja -vaatimuksia, joita valmis DMS ei välttämättä tarjoa.
• Roolipohjainen pääsynhallinta. Tarve hallita dokumenttien käyttöoikeuksia tarkasti voi edellyttää räätälöityjä ratkaisuja. Esimerkiksi asiakkaille voidaan haluta oikeuttaa pääsy tiettyihin materiaaleihin. 
• Oma työnkulku. Räätälöidyllä järjestelmällä voidaan luoda prosessi, joka tukee yrityksen tapaa toimia, eikä yrityksen tarvitse noudattaa DMS:n omaa mallia.

Suosittuja dokumentinhallintajärjestelmiä

Suomessa toimii useita suosittuja dokumentinhallintajärjestelmiä, jotka tarjoavat erilaisia ominaisuuksia ja räätälöintimahdollisuuksia.

M-Files on Suomalainen DMS-ratkaisu, joka erottuu metatietoihin perustuvalla hakutoiminnallisuudellaan ja vahvoilla integraatiomahdollisuuksillaan. M-Files tukee erityisesti asiakirjojen hallintaa ja yhteistyötä.

Microsoft SharePoint tarjoaa laajan valikoiman yhteistyö- ja dokumentinhallintatyökaluja, erityisesti Microsoftin muiden tuotteiden käyttäjille.

DocuSign ja OneFlow ovat digitaalisen allekirjoituksen ja asiakirjahallinnan ratkaisuja, jotka mahdollistavat asiakirjojen hallinnan ja allekirjoittamisen sähköisesti.

Tyypillisimmät hyödyt, joita haetaan räätälöityjen ohjelmistojen DMS-integraatioilla

1. Parantunut asiakirjojen saavutettavuus

Integraatio mahdollistaa asiakirjojen saatavuuden yhdestä käyttöliittymästä, jolloin käyttäjät voivat hakea, tarkastella ja hallita asiakirjoja helposti ilman tarvetta siirtyä eri järjestelmien välillä. Asiakirjat ovat saatavilla ajankohtaisina kaikille asianomaisille osastoille ja tiimeille reaaliaikaisesti, mikä parantaa yhteistyötä ja nopeuttaa päätöksentekoa.

2. Tehostunut työnkulku ja tuottavuus

DMS-integraatio mahdollistaa asiakirjojen automaattisen päivityksen ja synkronoinnin eri järjestelmien välillä, mikä vähentää manuaalista työtä ja virheiden riskiä.

3. Parannettu tiedon tietoturva ja hallinta

Räätälöidyt integraatiot voivat sisältää tarkkaa roolipohjaista pääsynhallintaa, joka varmistaa, että vain valtuutetut käyttäjät pääsevät käsiksi herkkään tietoon. Integroimalla DMS muihin järjestelmiin, voidaan helposti seurata ja auditoida asiakirjojen käyttöä ja muutoksia, mikä parantaa tietoturvan hallintaa.

4. Joustavuus ja mukautuvuus

Integraatiot voivat sisältää räätälöityjä hakutoimintoja, jotka helpottavat asiakirjojen löytämistä ja luokittelua yrityksen erityistarpeiden mukaan.

5. Tehostettu yhteistyö tiimien välillä

Integraatio voi tarjota työkaluja, jotka helpottavat asiakirjojen yhteiskäyttöä ja -muokkaamista eri tiimien ja osastojen kesken. 

6. Kustannussäästöt ja ajansäästö

Automatisoidut asiakirjojen hallinta- ja päivitysprosessit vähentävät manuaalista työtä ja virheiden korjaamiseen kuluvaa aikaa.

7. Parannettu raportointi ja analytiikka

Integraatio mahdollistaa asiakirjojen ja tietojen yhdistämisen raportointijärjestelmiin, jolloin voidaan luoda kattavampia ja tarkempia raportteja. Yhdistämällä asiakirjat ja tiedot eri lähteistä voidaan tehdä syvällisempiä analyysejä ja saada arvokasta liiketoimintatietoa.

Lopuksi

Räätälöidyt ratkaisut varmistavat, että asiakirjahallinta vastaa yrityksen erityistarpeisiin ja tarjoaa joustavan ja tehokkaan tavan hallita tärkeitä asiakirjoja. Ohjelmistokumppania valitessa kannattaa valita kumppani, jolla on aiempaa kokemusta tällaisista integraatioista. Autamme mielellämme, mikäli teillä on räätälöity tarve, jossa tärkeässä roolissa on DMS-alustalta datan tuominen räätälöityyn toteutukseen. Ota yhteyttä ja varaa maksuton konsultaatio osoitteessa contact@kiskolabs.com!