Teetkö tarjouksia edelleen Excelillä?

Excelin suosio tarjoustyössä on ymmärrettävää. Se mahdollistaa nopean käyttöönoton ilman merkittäviä alkuinvestointeja ja tarjouspohjien muokkaamisen ilman ohjelmistokehitystä. Erityisesti yritykset, jotka tarjoavat asiakkaille räätälöityjä ratkaisuja, arvostavat tätä joustavuutta.

Tämä joustavuus tuo kuitenkin mukanaan merkittäviä haasteita. Manuaalinen tietojen syöttäminen altistaa virheille, ja kaavojen käsittely lisää laskentavirheiden riskiä. Hajautettu tiedonhallinta verkkolevyillä tai paikallisilla tietokoneilla tekee tarjousten etsimisestä ja jakamisesta työlästä. Keskitetyn tietokannan puuttuessa jokainen tarjous on oma tiedostonsa, mikä hankaloittaa tietojen analysointia ja raportointia.

Merkittävä ongelma on myös vanhojen tarjousten käyttäminen uusien pohjana. Tämä käytäntö johtaa usein siihen, että vanhentuneet hinnat tai ehdot päätyvät vahingossa uusiin tarjouksiin.

Räätälöidyt tarjousjärjestelmät tarjoavat vastauksen näihin haasteisiin. Vaikka tavoitteena harvoin on täysin automatisoitu tarjousten laadinta, voidaan prosessia tehostaa merkittävästi. Jopa 20-80 prosentin vähennys manuaalisessa työssä vapauttaa myyjien aikaa olennaiseen: asiakassuhteiden rakentamiseen ja myyntityöhön.

Modernit järjestelmät integroituvat saumattomasti yrityksen muihin järjestelmiin, kuten ERP-, CRM- ja PIM-järjestelmiin pitäen tiedot ajantasaisina. Keskitetty tietokanta mahdollistaa tehokkaan tietojen hakemisen, analysoinnin ja raportoinnin, mikä tukee tietoon perustuvaa päätöksentekoa.

Automaattinen versiointi on toinen merkittävä etu. Järjestelmä tallentaa jokaisen muutoksen, jolloin voidaan helposti seurata, kuka on tehnyt muutoksia ja milloin. Tämä parantaa läpinäkyvyyttä ja vähentää tiedon katoamisen riskiä.

Esitäytetyt pohjat, dynaamiset hinnastot ja automaattiset laskelmat nopeuttavat tarjousten laatimista huomattavasti ja tasalaatuistavat lähteviä tarjouksia. Järjestelmä voi jopa ehdottaa sopivia tuotteita ja palveluja aiempien tarjousten ja asiakastietojen perusteella, mikä tehostaa myyntiprosessia entisestään.

Räätälöity järjestelmä voi tarjota myös uusia tapoja tehostaa prosesseja. Yksi esimerkki on asiakkaan osallistaminen: asiakas voi itse syöttää tietoja tarjouspyyntölomakkeen kautta, jolloin tiedot siirtyvät suoraan tarjouksen pohjaan. Tämä vähentää myyjän työtaakkaa ja nopeuttaa tarjousten käsittelyä.

Siirtyminen räätälöityyn järjestelmään ei vaadi kerralla suurta investointia. Moni yritys aloittaa kevyemmillä ratkaisuilla, kuten tarjousten hallintaa tehostavilla lisätyökaluilla tai vaiheittaisella automaation käyttöönotolla. Tyypillinen alkuinvestointi on noin 10 000 eurosta ylöspäin, riippuen järjestelmän laajuudesta ja integraatioiden tarpeesta.

Kattavampi ratkaisu, jossa hyödynnetään ERP- ja CRM-integraatioita, vaatii suurempaa panostusta, mutta sen tuomat hyödyt maksavat itsensä takaisin prosessien nopeutumisena ja tarkkuuden parantumisena. Virheiden väheneminen, tehokkuuden kasvu ja parempi asiakaskokemus tuovat pitkäaikaista kilpailuetua.

Jokaisella yrityksellä on omat tarpeensa ja prosessinsa. Siksi on tärkeää löytää juuri omaan liiketoimintaan sopiva ratkaisu. Räätälöity tarjousjärjestelmä mukautuu yrityksesi tarpeisiin ja kasvaa liiketoimintasi mukana.

Täytä alla oleva lomake tai ota suoraan yhteyttä keskustellaksesi, miten voimme auttaa tehostamaan tarjousprosessiasi.

‍